Edit dan Hapus Data HSIS

 HSIS atau kepanjangan dari HPAI Sales Integrated System pada saat ini merupakan gambaran kemajuan teknologi informasi perusahaan HNI. Dengan system yang teritegrasi secara online ke seluruh dunia menjadikan HSIS memiliki peranan yang sangat vital.

Panduan Step By Step Cara Koreksi Kesalahan Input Data Transaksi Di HSIS, Hapus Data Penjualan Dan Input Ulang Transaksi Lengkap Dengan Gambar

Sebagai catatan bagi Anda yang masih belum familiar dengan HSIS, admin jelaskan secara singkat bahwa HSIS adalah sebuah aplikasi online yang hanya bisa digunakan oleh Agen Stok (BC/AC/DC/Stokis). Agen biasa tidak bisa akses ke system HSIS ini.

Semua transaksi di HSIS berjalan secara real time online. Kegiatan pendaftaran agen baru, berbagai macam jenis transaksi yang dieksekusi pada waktu tertentu akan menghasilkan output yang instant saat itu juga.

Dengan demikian akan memudahkan agen dalam melakukan analisa kemajuan bisnis secara aktual. Data yang diinput melalui perangkat Agen Stok (klien) secara otomatis akan langsung terkirim dan tersimpan di server HSIS pusat.

Sebab ada HSIS Agen Stok tidak perlu membuat laporan akhir bulan ke pusat sekaligus tidak ada tumpukkan transaksi di akhir bulan. Semua berjalan secara marathon day by day. Transaksi bisa dengan mudah dilakukan dimana saja dan kapan saja tanpa batas waktu dan teritorial.

Karena transaksi langsung terkoneksi ke server induk, maka pada saat terjadi kesalahan eksekusi, data salah tersebut pun langsung update ke pusat. Lalu bagaimana cara mengatasi kesalahan transaksi tersebut?

HSIS sudah menyediakan menu untuk memperbaiki data transaksi penjualan yang salah. Kesalahan input yang biasa terjadi antara lain disebabkan oleh hal-hal sbb :

1. Salah input no id agen
2. Salah input produk
3. Salah input jumlah / item produk
4. Double input
5. Salah kriteria kolom input
6. dll

Apakah Edit/Delete data HSIS bisa dilakukan setiap saat?

Ini harus jadi perhatian para Agen Stok. Ternyata tidak semua transaksi yang keliru bisa di edit atau di hapus. Oleh karena itu lakukan koreksi begitu Anda menjumpai ada transaksi yang salah, jangan biarkan tunggu sampai berhari-hari.

Disarankan kepada Agen Stok bila selesai input sebuah transaksi penjualan, teliti sekali lagi sebelum klik SAVE. Demikian juga sebelum LOGOUT periksa sekali lagi, apakah transaksi yang tadi dilakukan sudah benar dan valid.

Khusus transaksi di akhir bulan, koreksi tidak bisa dilakukan sendiri oleh Agen Stok. Untuk pembatalan transaksi Agen Stok harus menghubungi kantor pusat. Jangan tunda transaksi sampai akhir bulan, karena bila salah, proses edit/hapus data akan lebih rumit.

Jika hapus / edit data transaksi HSIS sudah tidak bisa dilakukan maka akan muncul pesan peringatan seperti gambar dibawah ini :

Gambar diatas menunjukan bahwa Anda sudah tidak memiliki kewenangan lagi untuk melakukan perubahan apapun terhadap nomor invoice tersebut. Akses sudah terblok oleh system.

Cara Edit dan Hapus Data Transaksi Penjualan di HSIS

Berikut ini adalah urutan cara Edit/Hapus data transaksi penjualan di HSIS :

Langkah 1 :

Login terlebih dulu ke HSIS pada link berikut : https://hsis.hpaindonesia.net

Silahkan isi username dan password Anda sekaligus Security Code yang tampak dilayar. Kemudian tekan tombol Submit. Harap diperhatikan bahwa security code yang muncul akan selalu berganti setiap saat.

Jika LOGIN Anda sukses, maka akan dibawa ke halaman muka HSIS seperti gambar dibawah ini. Pada halaman ini biasanya ada muncul pop up dari pusat berupa informasi penting yang harus diketahui oleh Agen Stok pada saat itu. Closed saja pop up tersebut dengan meng klik tanda silang pada pop up yang muncul.

Langkah 2 :

Dari halaman Utama HSIS klik Menu Penjualan. Tujuannya adalah untuk mencari nomor invoice penjualan yang akan dikoreksi. Cek gambar dibawah ini :

Lihat tampilan gambar di bawah.

Di dalam Menu Penjualan : apa bila pada hari itu Anda belum melakukan transaksi apapun, maka tampilan resume penjualan hari ini tidak akan muncul. Lanjutkan dengan melakukan query tanggal penjualan yang ingin di tampilkan di layar. Isi tanggal awal penjualan pada kolom A (huruf warna merah pada gambar), dan tanggal akhir pada kolom B. Pada tampilan contoh ini, admin melakukan query dari tanggal 1 sampai tanggal sekarang.

Untuk memilih tanggal cukup klik icon kalender pada sisi kanan kolom (gambar panah merah). Setelah itu lanjut dengan meng klik icon kaca pembesar (gambar panah hitam) untuk menampilkan data yang sudah di query.

Maka akan muncul listing penjualan yang sudah dilakukan. Catat no invoice transaksi penjualan yang akan di edit/hapus (kotak merah). Dalam contoh ini no invoice yang akan di edit adalah : A6141802252

Langkah 3:

Dalam melakukan perubahan data transaksi penjualan HSIS, Anda harus identifikasi nomor invoice transaksi yang akan di koreksi. Setiap melakukan penjualan, secara otomatis system akan mengeluarkan invoice sebagai bukti dasar transaksi yang dilakukan. Oleh karena itu no invoice ini merupakan primary key pintu masuk untuk melakukan koreksi data.

Lanjut ke langkah 3 yaitu dengan klik Menu Transaksi. Gulung layar monitor (scroll) ke bawah sebelah kiri hingga menemukan kolom isian seperti gambar dibawah ini :

Masukkan nomor invoice (dalam contoh ini : A6141802252) pada kolom Invoice No (angka 1). Karena pada saat ini Anda akan melakukan rubah data, maka klik tombol Edit (angka 2). Adapun tombol Re-Print (angka 3) digunakan manakala akan melakukan pencetakkan ulang nomor invoice untuk agen yang belanja.

Pada saat Anda klik tombol Edit, system akan mengeluarkan menu Pop Up untuk memasukkan Password Staff Anda, seperti gambar dibawah ini :

Silahkan masukkan password staff Anda. Setelah klik tombol Submit diatas maka, akan keluar sebuah halaman baru dengan data transaksi sesuai nomor invoice yang tadi di input. Lihat gambar sbb :

Dari gambar diatas silahkan Anda hanya fokus pada tombol yang ditunjuk oleh anak panah hitam. Tombol-tombol tersebut adalah sbb :

1. Tombol Tambah : digunakan apabila Anda akan menambah item produk pada invoice yang sedang di edit
2. Tombol Hapus : digunakan untuk hapus data penjualan
3. Tombol Save : untuk menyimpan hasil perubahan yang akan dilakukan

Untuk melakukan Tambah produk, transaksinya sama persis seperti panduan pada halaman ini poin 11 (tambah produk). Sedangkan untuk menghapus data bisa lanjutkan dengan langkah dibawah.

Langkah 4 :

Untuk hapus data, maka Anda harus blok pada item produk yang akan di hapus. Caranya cukup letakkan pointer kursor pada produk yang Anda pilih lanjut dengan klik 1x pada mouse. Hasil produk yang sudah terblok akan seperti gambar dibawah :

Lanjutkan proses penghapusan data dengan melakukan klik pada Tombol Hapus (sebelah kanan atas). Maka akan muncul pop up konfirmasi apakah Anda akan benar-benar hapus data produk tersebut atau tidak.

Lanjut dengan klik tombol Yes. Maka Anda akan menjumpai halaman diatas sudah tidak ada produk yang baru di hapus. Lihat gambar dibawah :

Lanjutkan dengan melakukan klik pada tombol Save (gambar anak panah).

Masukkan password staff Anda dan alasan pada kolom Reason. Kolom Reason bisa diisi dengan beberapa keterangan sbb :

1. Salah no id
2. Salah produk
3. Double input
4. dll

Lanjutkan dengan mengklik tombol Submit. Bila proses hapus data sukses maka akan muncul pop up konfirmasi seperti dibawah ini :

Langkah 5 :

Untuk memastikan apakah proses hapus data tersebut sudah benar dan tersimpan di server pusat, lakukan recek dengan klik Menu Penjualan. Cari tanggal transaksi invoice yang di koreksi. Jika benar maka akan seperti tampilan gambar dibawah :

Perhatikan tanda panah merah. No invoice A6141802252 pada saat ini sudah tidak ada datanya. Kolom Total VP dan Kolom Item sudah 0 (nol). Ini berarti proses hapus data sudah sukses.

Selesai.

Catatan tambahan :

1. Setelah selesai hapus data, bisa lanjutkan dengan membuat transaksi baru yang sebenarnya.
2. Bila dalam 1 invoice ada lebih dari 1 jenis produk, maka semua produk harus di hapus. Bila tidak, maka proses hapus data tidak akan tersimpan ke server.

Share halaman ini ke rekan medsos Anda?